جلوتر از زمان حركت كنيم!

مديريت زمان به‌عنوان سيستمي كارا و مؤثر براي كنترل و استفاده زمان تعريف مي‌شود. در واقع اگر بدانيم براي انجام فعاليت‌هاي رسمي و غير رسمي، اداري و غير اداري، زمان محدودي در اختيار ما قرار مي‌گيرد و يا خود آن را تعيين مي‌كنيم، بيشترين تمركز خود را بر چگونگي استفاده بهينه از زمان صرف خواهيم نمود تا هم زمان مورد نظر، هدر نرفته و هم بتوان براي نيل به اهداف از آن بهره مند شد. در اين خصوص لازم است به يك سيستم مناسب و مؤثر دراستفاده از مديريت زمان بيانديشيم.

مديريت زمان به مديران امكان مي‌دهد تا از زمان بهتر استفاده كنند و از اتلاف انرژي در سازمان جلوگيري به عمل آورند. براي تحقق اين امر، شناخت صحيح روش‌هاي كاربردي آن بسيار اهميت دارد. يكي از ارزش‌هاي مهم در اين زمينه، شناخت اهداف و به‌روز نگه داشتن آنهاست. اين گفته «مارك تواين» جالب توجه است كه؛ با گم كردن اهداف، تلاش‌هاي خود را چند برابر خواهيم كرد! در اين رابطه رعايت موارد ذيل به مديران كمك خواهد كرد تا بتوانند از مديريت زمان استفاده لازم را ببرند؛

·                 روش و مشخص كردن اهداف

·                 در نظر گرفتن اهداف بلندمدّت و ميان‌مدت سيستم يا سازمان خود

·                 مرور، بررسي و دسته‌بندي مداوم اهداف

اصولاً در فرايند مديريت، مفهومي به نام خود تربيتي يا خود سازي (Self – development) وجود دارد. براي دست يابي به اين مفهوم مهارت‌هايي نظير مديريت بر خود، مديريت تعارضي و ... ضروري است تا از اين طريق بتوان بر خود و ديگران مديريت كرد. ( صادقي و ديگران ،1383 ) هم چنين شواهد نشان مي‌دهد كه توجه به خرده مهارت‌هاي زير و تمرين آنها به بهبود مديريت زمان كمك خواهد كرد؛

·                 ابتداي هر هفته برنامه خود را تنظيم كنيد

·                 بايدها، ضرورت‌ها و خواسته‌هاي خود را تحت كنترل درآوريد

·                 به بهينه‌سازي فضا و محل كار خود توجه كنيد

·                 ياد بگيريد كه چه هنگام و چگونه از فن‌آوري پيشرفته و كامپيوتري براي كسب زمان بيشتر استفاده كنيد

·                 تصميم بگيريد كارها را واگذار كنيد و «نه» بگوييد

·                 وقتتان را انعطاف پذير كنيد

·                 براي خانه، خانواده و اوقات فراغت از كار برنامه‌ريزي نماييد

·                 با انجام همزمان دو كار، انجام يك باره يك كار و انجام يك كار در زمان بين دو كار ديگر، زمان را بدست آوريد

·                 در مكالمه‌ها با سماجت به مطالب اصلي بپردازيد

·                 افراد پرگو را با گفتن اين عبارت متوقف كنيد«من چه كار مي‌توانم براي شما انجام دهم؟ »

·         يك شوخي كوچك را تجربه كنيد: وقتي شخصي مي‌گويد امكان دارد براي يك دقيقه وقت تان را بگيرم؟ بگوييد حتماً و با خنده زمان‌سنج را براي اندازه‌گيري يك دقيقه تنظيم كنيد

شايد اين سخن«پيتر دراكر» Peter Drucker را بارها شنيده باشيد كه؛ انجام دادن كار صحيح مهم‌تر از صحيح انجام دادن كار است. بنابراين همواره در نظر داشته باشيد كه اگر كار اشتباهي را خوب انجام دهيد از زمان خود به طور مؤثر استفاده نكرده ايد.

نكاتي در مورد " مديريت زمان ":

1)     به ديگران قول 100% بدهيد كه كاري را تا  تاريخ معيني به اتمام خواهيد رساند. قول دادن به ديگران در شما انگيزه ايجاد مي‌كند.

2)     در مطالعه مجلات، به منظور صرفه‌جويي در وقت، مقالات مورد نياز خود را جدا كنيد و براي مطالعه بعدي بايگاني كنيد.

3)     تندخواني را ياد بگيريد تا بتوانيد در مدت كوتاهتري مطالب بيشتري را مطالعه كنيد.

4)     هر فعاليتي در جهت تقويت انضباط فردي براي استفاده بهتر از وقت و مديريت زمان باعث تقويت ساير اصول انضباطي نيز مي‌شود.

5)   با حذف تمام كارهايي كه انجام آنها از اهميت ناچيزي برخوردار است، مي‌توانيد كارهاي خود را با سرعت بسيار بيشتري به اتمام برسانيد.

6)     پيش از آن كه يك كتاب را به طور كامل بخوانيد، با ورق زدن و مرور سريع مطالب، سرعت خود را در خواندن كتاب بالا ببريد.

7)     از خواندن مطالب غيرضروري خودداري كنيد. اشتراك خود را با مجله‌ها و روزنامه‌هايي كه به آنها نياز نداريد قطع كنيد.

8)     هنگامي كه بسيار خسته‌ايد، به خانه آمدن و زود به رختخواب رفتن يكي از بهترين راه‌هاي استفاده از وقت است.

9)   هر روز مقداري از وقتتان را به اين اختصاص دهيد كه در مورد هدف‌هاي اصلي و واقعي خود و راه‌هاي بهتري كه از طريق آنها مي‌توانيد روز به روز به هدف‌هاي خود نزديك‌تر شويد فكر و تأمل كنيد.

10) رشد شخصيت، عامل اصلي صرفه‌جويي در وقت است. هر قدر انسان برتري شويد با صرف وقت كمتري مي‌توانيد به هدف‌هاي خود برسيد.

11) سعي كنيد در تنظيم وقت ماهرانه عمل كنيد.

12) هميشه براي انجام كارهايتان جدول زمان‌بندي شده داشته باشيد و تمام كارها و قرار ملاقات‌ها را در آن بنويسيد.

13) هر كاري كه انجام مي‌دهيد در واقع داريد وقتتان را مي‌فروشيد. آن را ارزان نفروشيد.

14) راهكارهاي مديريت زمان‌، قدرت قضاوت، پيش‌بيني، اطمينان و انضباط فردي را افزايش مي‌دهد.

15) مديريت زمان ( تنظيم وقت ) بيش از هر چيز نياز به انضباط فردي، خويشتن‌داري و تسلط بر نفس دارد.